Organiser og slett e-post

Organiser og slett e-post

Visste du at det faktisk har betydning for miljøet hvor mange e-poster du tar vare på? En e-post har behov for lagringsplass, jo flere eposter du har liggende, jo mer lagringsplass har du behov for. Uansett hvilken e-post leverandør du har, er det behov for store servere som lagrer alle data vi tar vare på. Jo flere data vi tar vare på, jo mer energi kreves det for å holde disse elektroniske lagrene oppe og gå. Dette er for mange motivasjon nok til å holde e-post arkivet på et lavt nivå. For andre er det system og oversikt. La oss komme i gang med ukens ryddeprosjekt. Organiser og slett e-post. 

Du vet du har en utfordring dersom du har mer enn 500 uåpnede e-poster i innboksen din. Nedenfor finner du noen tips til hvor du kan begynne. Først noen korte punkt, deretter litt mer utfyllende om hvert punkt lenger nede på siden.

Jeg vil gjøre oppmerksom på at det finnes utallige måter å organisere e-poster på. Jeg viser deg noen tips som jeg selv har erfaring med. Målet er imidlertid at du skal komme i gang med oppryddingen, og finne rutiner som hjelper deg å holde oversikt framover i tid. Etterhvert vil du finne ut hvilke mapper og system som passer best for deg. Men det viktigste er at du nå begynner å rydde. 

1. Slett e-postkontoer du ikke bruker

Det har skjedd mye i utviklingen av e-poster fra de ulike leverandørene. For mange har det vært naturlig å skifte e-postleverandører avhengig av hva som passer vårt bruk best. Kanskje er du en av dem som sitter med mange forskjellige e-postadresser, som ikke lenger er i bruk. Start ryddeprosessen med å slette e-postkontoer du ikke lenger bruker.

Hvis du ikke vet hvordan du gjør det så google det, send en forespørsel til brukerhjelpen eller be andre om hjelp. Trolig er dette noe du har utsatt fordi du ikke helt vet hvordan du skal gjør det eller ikke har tenkt på det. Nå skal du ta action. 

Det tok meg 5 minutter å slette min første e-postkonto med over 7000 uleste e-poster... Jeg har utsatt og utsatt, nå googlet jeg og fant raskt ut hvordan det skulle gjøres. 

2. Lag et godt system framover

3. Slett gammel e-post

Når du har laget deg rutiner for sletting og håndtering av nye e-poster som kommer inn daglig, er du klar for å ta tak i alt det gamle som ligger. Da er det rett og slett bare å komme seg i "slette" modus. Eller "delete" modus for deg som bruker det engelske begrepet. 

Jeg vet at mange synes det er kjempeskummelt å slette eposter. Det er som å kaste ting du ikke har brukt på evigheter, for hva om du får bruk for det... 

Men... Har du et uoverkommelig antall gamle e-poster du ikke har åpnet, da har du jo klart deg helt supert uten disse. Og skulle det være en e-post der som du burde ha åpnet, så vil den jo ikke bli åpnet uansett på grunn av mengden e-poster du trolig aldri vil åpne... Så er det jo slik at viktige e-poster blir fulgt opp av avsenderen. Får de ikke svar, ja da purrer de. 

Nå skal du imidlertid få noen tips om hvordan du kan håndtere de gamle e-postene og kvitte deg med det meste. 

Lær deg å bruke sorteringsfunksjonen

Det som er supert med elektronisk rot, i motsetning til papir rot, er at det er så mye enklere å sortere. Du kan slette store mengder på noen sekunder ved hjelp av sorteringsfunksjonen, i stedet for å se på hver enkel fil. 

Nedenfor skal vi se på noen sorteringsmetoder som gjør at du kan slette mengder med e-poster uten å bekymre deg. 

Sorter mellom åpnede og uåpnede e-poster

Hvis du har for vane å kun åpne e-post som er av interesse for deg, vil denne metoden være effektiv når du nå skal slette. Sorter ut alle uåpnede e-poster og velg at du vil slette alle. 

Dette kan virke skremmende, og for å gjøre det litt mer overkommelig kan du velge å slette uåpnede e-poster som er over 6 måneder gamle. Disse e-postene er gamle og helt uinteressante for deg ettersom du ikke har tatt deg bryet med og åpne de. 

Neste steg er at du aldri mer ignorerer en epost. Hvis du ikke gidder åpne, slett!! 

Sorter på avsender

Hvis du er veldig redd for å slette e-poster fra familie, venner, digitale filer du har kjøpt, kurs e-poster ol. kan du sortere på avsender. Lag deg mapper som du legger disse filene i. 

Du kan også sortere på avsender slik at du får opp alle reklame e-poster fra samme leverandør som for lengst er uten verdi for deg. Her kan du slette mange i samme slengen. Slik kan du fortsette å sortere og slette mange samtidig med langt mer kontroll. Men igjen, det avhenger jo helt av mengden e-poster om hvor lang tid dette vil ta. 

Sorter etter dato

De aller fleste e-post systemer gir deg mulighet til å sortere etter flere kriterier. Du kan for eksempel sortere med dato og avsender, eller dato og åpnede/uåpnede og på den måten gjøre slettingen enklere for deg. 

Bruk de sorteringsfunksjonene du har tilgang til for å gjøre det raskest og enklest for deg å slette store mengder du ikke har bruk for. 

Når du har sortert og slettet de store mengdene, vil det bli langt enklere og håndtere den mindre mengden som gjenstår. 

4. Mapper for e-post du vil beholde

Hvis du allerede har en mengde med mapper, må du huske og rydde opp i disse også. Vurder om det kan være smart å slette noen av mappene som er blitt gamle og inneholder gamle e-poster du ikke har bruk for.

De aller fleste e-postkontoer kommer med standard mapper. Vi har "innboks", "sendt", "viktig", "søppel/spam", "utkast/kladd" for å nevne noen eksempler. I tillegg kan du lage dine egne med navn du velger selv. Hvis du ikke vet hvordan du gjør det, kan du google eller sjekke hjelpefunksjonen til den e-postleverandøren du bruker. 

Det er lett å bli ivrig med mappelagingen, det kan jeg skrive under på. Forsøk å lage noen overordnede i starten om du aldri har brukt mapper før. Store mengder mapper vil rett og slett gjøre det mer uoversiktelig for deg. Her er to mapper som kan være nyttig for deg. 

1. "Action" mappe. Her legger du e-postene som det er nødvendig å følge opp, men som ikke kan tas med en gang. I stedet for å lage mappe, kan du alternativt la den ligge i innboksen og merke den med flagg eller stjerne. Deretter sletter du e-posten når du er ferdig. 

2. Referanse eller inspirasjonsmappe. Her kan du legge nyhetsbrev og inspirasjon du har lyst til å lese flere ganger, og kanskje følge opp. Her kan du lage en undermappe til e-poster det er viktig å ta vare på en stund, feks.billetter, kvitteringer ol. 

Andre eksempler på mapper

Velg tema etter innhold i e-postene dine som du ønsker å ta vare på. Jeg har feks, en mappe med ferie, hvor jeg legger alt av billetter, logger og reisetips. Jeg har også en privat hvor jeg legger e-poster fra familien som jeg vil ta vare på. I tillegg har jeg en som heter kurs, hvor jeg legger inn eposter med innloggingsinformasjon til onlinekurs jeg deltar i. Jeg har også en for økonomi hvor alt av utgifter til bedriften min legges, bestillinger, abonnement ol. Her har jeg i tillegg undergrupper med årstall. Under mappen privat, har jeg også en undergruppe med "bestillinger" hvor ordrebekreftelser fra nettbutikker legges. Disse sletter jeg når varene er mottatt og alt er greit.  

5. Meld deg av nyhetsbrev

​

Det finnes en mengde nyhetsbrev å melde seg på. Noen er nyttige, noen er inspirerende og noen gidder vi ikke lese. Jeg gir selv ut ukentlige nyhetsbrev gjennom denne nettsiden. Jeg legger mye arbeid i å skrive e-poster hver uke til mine følgere. Jeg vil at e-postene skal være både inspirerende og nyttig og at leserne mine skal glede seg til at de kommer i innboksen. Men ja, noen av de som mottar e-postene fra meg åpner de aldri. Det kan skje at nyhetsbrev havner direkte i spam eller søppelfilteret og at det er årsaken til at de ikke åpnes. Men, som vi har vært gjennom ovenfor, det er mange årsaker til at en e-post ikke åpnes. 

Siden jeg selv driver min egen lille bedrift er det jo litt sprøtt å skulle si at du må avfølge nyhetsbrev. Spesielt siden mye av kommunikasjonen jeg har med kunder og følgere nettopp skjer via nyhetsbrevene. Men for oss som er bedriftseiere er det også slik at det er bedre vi har følgere som åpner og leser nyhetsbrevene enn å ha noen på listen som aldri åpner nyhetsbrevet vårt. Hvorfor er det det? Jo, vi betaler for få lov til å sende ut nyhetsbrev gjennom e-postsystemer som ivaretar personvern og oppbevarer navn og e-postadresser trygt. I tillegg vil vi jo at det vi  sender ut skal være relevant for mottakeren. Når det ikke lenger er relevant for mottakeren er det aller best å avfølge. 

Når du nå er i ryddemodus er det på tide å avfølge nyhetsbrev du aldri åpner. Det tar deg to sekunder å trykke avfølg/unsubscribe nederst i en epost. Noen ganger må du i tillegg bekrefte at det er det du ønsker. Men disse sekundene du bruker på det sparer du igjen ved at du unngår alle epostene i ettertid som du ikke har bruk for. 

Tenk deg godt om før du merker et nyhetsbrev som spam

Noen e-post kontoer gjør det enkelt å avfølge et nyhetsbrev og merke det som spam. Tenk deg om før du gjør det. Hvis du feks. har gmail og merker en epost som spam, vil epostsystemet legge merke til det og lagre det. Neste gang bedriften sender ut nyhetsbrev vil konsekvensene kunne bli at en stor andel nyhetsbrev sendt til gmail adresser havner i spam filteret. Hvis du seriøst mente det var spam er det ok, men hvis du gjorde det for å gjøre det lettvint for deg selv, har du dessverre gjort det vanskelig for en bedrift. Dette kan være en liten familiebedrift eller et stort konsern, e-post systemet skiller ikke på det. 

Husk at seriøse bedrifter ikke sender ut nyhetsbrev uten at du har meldt deg på en eller annen gang. Hvis innholdet ikke lenger er relevant for deg hjelper du bedriften ved å bruke to sekunder på å klikke deg inn og avfølge i stedet for å merke det som spam. 

​

6. I verste fall

​

Hvis eposten din fylles med spam og eposter du ikke klarer å sortere er siste utvei å slette hele kontoen og opprette en ny.

Forberedelser du bør gjøre før sletting:

1. Opprett først den nye eposten din 

2. Legg inn et autosvar på den gamle eposten din der du gir beskjed om at "denne e-posten er ikke lenger i bruk, ny e-post adresse er følgende: ..... ". Dette gjør at alle private kontakter du har vil få den nye e-postadressen din når de sender deg en e-post. 

3. Legg inn endringer av e-post adresse i offentlige registre og bank. 

4. Hvis du har nyhetsbrev du absolutt ikke vil miste, kan du registrere deg på nytt, eller legge inn endringer i kontoen du som regel finner tilgang til nederst i nyhetsbrevene. 

5. Ikke slett kontoen før du føler deg trygg på at du har lagt inn eller klart å endre e-post i det som er  viktig . 

Dette kan være arbeidskrevende og er ikke anbefalt som en lettvintløsning. Tenk deg derfor godt om før du setter i gang en slik prosess. 

Her finner du flere ukens ryddeprosjekt